Het kwaliteitshandboek voor IFS/BRC herschrijven: dat stond hoog op de wensenlijst van Helen Hutjens-Peeters, QA-manager bij Aviko-Rixona. Met de IFS en BRC-certificeringen laat Aviko-Rixona zien dat zij voedselveilig produceren, volgens internationale standaarden. In het bijbehorende kwaliteitshandboek staan alle richtlijnen en processen beschreven die alle risico’s moeten uitsluiten en de kwaliteit van de producten hooghouden. Hutjens-Peeters: “We wilden inhoud toetsen aan de geldende wet- en regelgeving en de opbouw standaardiseren, zodat het kwaliteitshandboek een vast format heeft met procedures, werkwijzen en registratieformulieren. Zo ontstaat meer overzicht. Daardoor is het handboek laagdrempeliger in gebruik. En daar is het voor bedoeld: voor gebruik. We willen de betrokkenheid van de verantwoordelijken voor de beschreven processen intern vergroten.” Hoe hebben zij dat aangepakt?

Het is medio december 2019 als het project start. Hutjens-Peeters: “Ons kwaliteitssysteem is ooit klein begonnen. Door veel nieuwe toevoegingen is het heel groots geworden. Bijvoorbeeld na klantopmerkingen, audits of aanpassingen van IFS/BRC. We werken op drie locaties waardoor de beschrijvingen omvangrijker zijn.  Al met al werd het kwaliteitshandboek moeilijk leesbaar voor gebruikers. Het was lastig om je weg erin te vinden. We wilden terug naar de basis door het kwaliteitshandboek opnieuw op te zetten. Behouden wat noodzakelijk is en weghalen wat overbodig is. Ook voor niet-kwaliteitsmensen moet in één oogopslag duidelijk zijn welk proces je leest, in welk hoofdstuk je zit en wie ervoor verantwoordelijk is. Makkelijk te vinden én toe te passen in het werk.”

Een los project
De QA-afdeling telt een manager en een QA-medewerker. Zij roepen de hulp in van een Eurofins Quality consultant. Hutjens-Peeters: “Op zich is herschrijven van zo’n handboek iets dat je zelf heel goed kunt doen. Maar als je het goed wilt doen, is het een enorme hoeveelheid werk. Werk dat wij er niet bij kunnen doen, naast onze dagelijkse werkzaamheden. We hebben het daarom beschouwd als een los project. Het voordeel is dat ik de consultant al kende. Ik werkte zelf hiervoor ook bij Eurofins Food, Feed, Water Benelux. Ik ken haar manier van werken, zij kent die van mij: wij snappen elkaar. De samenwerking loopt goed. Ze is nauwkeurig en bewaart de rust. Ze zal niet snel in paniek raken. Dat is fijn.”

Een omvangrijke klus
Het plan van aanpak was opgesteld. Na een eerste inventarisatie, bleek het kwaliteitshandboek uit 400 documenten te bestaan. “We hadden geen idee dat het zóveel was. Ik werk hier zelf sinds enkele maanden. Dus ook voor mij was dit een mooie gelegenheid om het kwaliteitshandboek goed te leren kennen. Vanwege de omvang, moesten we terugkomen op de opgestelde planning. Het herschrijven kostte veel meer tijd dan we hadden gedacht. We maakten een schifting op basis van de 80/20-regel. 80% moet goed zijn, bij 20% nemen we voor lief dat het misschien minder goed is. Die bewaren we voor een later stadium. De nieuwe planning zijn we strak gaan naleven en wekelijks blijven monitoren”, blikt de QA-manager terug.

Grote rol voor proceseigenaren
De QA-afdeling deed het niet alleen. En daar zit de crux. “Samen met de afdeling ICT, konden we het handboek goed inrichten op intranet. En natuurlijk werkten we samen met de afdeling HR en de proceseigenaren van de diverse processen. We hebben veel contact met hen onderhouden. Zij gaven ons de inhoudelijke input voor de processen en werkwijzen. Wij verwerkten die informatie samen met de proceseigenaren in het handboek en legden de stukken voor. Met de feedback maakten we het handboek definitief. Het was erg fijn dat de interne collega’s bereid waren om mee te denken en mee te schrijven!”, vertelt Hutjens-Peeters. De Eurofins consultant leerde zo in korte tijd de organisatie goed kennen. “Ik heb alle afdelingen gezien en medewerkers intensief gesproken om de processen goed op papier te krijgen. Dat vond ik zo leuk aan deze opdracht”, vertelt de Eurofins consultant.

De invloed van de coronacrisis
En toen kwam de coronacrisis. Het kwaliteitshandboek is eind april 2020 dan ook nog niet helemaal af. De Eurofins consultant werkte volledig vanuit huis aan de opdracht. Hutjens-Peeters: “Minimaal drie keer per week hebben wij teamoverleg met de Eurofins consultant. Zo houden we de dagelijkse voortgang erin. Het werkt wel wat trager dan wanneer je intern gewoon naar een procesverantwoordelijke toe kunt lopen. Gelukkig is bijna alles af. Maar mensen die niet op locatie zijn, kunnen de stukken niet ondertekenen. Dat is nu nog de enige bottleneck.” 

Tevreden
“Het kwaliteitshandboek bijhouden blijft een ongoing proces. Het is geen statisch document. Het moet verder verbeterd en geactualiseerd worden. Zoals gepland, ben ik nu voor 80% tevreden wat erin staat. We hebben nu een volledig en up-to-date kwaliteitshandboek dat gebruikt gaat worden. Dat is heel fijn”, vertelt Hutjens-Peeters. Ook de proceseigenaren zijn tevreden over hoe het loopt. “Doordat zij zelf betrokken zijn geweest bij het opstellen van de documenten, heb ik het gevoel dat zij er ook meer verantwoordelijkheid voor voelen. Het voelt meer als hun eigen proces om het kwaliteitsdocument op te stellen. Zij hebben ook sneller in de gaten wat hun eigen rol erin is. Dat was ook ons doel. Mooi dat dat is gelukt!”

Wilt u ook uw kwaliteitshandboek herschrijven en kunt u daarvoor advies gebruiken? Mail foodsafetysolutions@ftbnl.eurofins.com of bel +31(0)888 31 03 30.