Het NVWA Informatieblad 64 stelt duidelijke eisen aan de manier waarop je de voedselveiligheidsrisico’s van ingekochte producten moet beheersen. Als retailer, importeur of inkoper ben je verantwoordelijk dat de producten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Of het nu gaat om importproducten van buiten de EU, private label-artikelen of reguliere retailproducten. Waarschijnlijk heb je een monitoringsplan om de risico’s te borgen. Maar het plan actueel houden is een uitdaging. Hoe pak je dat aan?

Wat schrijft de NVWA hierover in Informatieblad 64?

“De NVWA verwacht dat je risico’s continu in beeld hebt en kunt aantonen dat je de juiste maatregelen neemt”, vertelt Hans van der Moolen, manager Expertise Center bij Eurofins Food Safety Solutions. Daarbij geldt:

• Minimaal één keer per jaar een update van je gevaren- en risicobeoordeling (GIRA).
• Bij elke relevante wijziging moet je de gevaren en risico’s opnieuw beoordelen. Denk aan de volgende situaties:
  • Je kiest nieuwe leveranciers, nieuwe grondstoffen of introduceert nieuwe producten in je assortiment.
  • Je past een bestaand product aan in samenstelling of qua verpakking.
  • Wijzigingen in wetgeving.
  • Nieuwe inzichten in kans en ernst van risico’s (bijvoorbeeld via RASFF-meldingen, wetenschappelijke studies of eigen analyses).

"Als je alleen jaarlijks actualiseert, loop je risico"

“Regelmatig spreek ik retailers, importeurs of inkopers die denken dat jaarlijks updaten van je monitoringsplan voldoende is. De GFSI, BRC of IFS-richtlijnen geven immers ook aan dat je ‘minimaal jaarlijks’ moet updaten. Maar als je alleen jaarlijks actualiseert, loop je risico. Ter illustratie: wetgeving rond contaminanten verandert soms meerdere keren per jaar. Dan mis je mogelijk maandenlang een nieuw risico. Een risico waarvoor je wel verantwoordelijk bent als je niet kunt aantonen dat je het risico hebt geborgd”, vertelt Van der Moolen.

Wat maakt het actueel houden van het monitoringsplan zo complex?

“Het actueel houden van een monitoringsplan betekent dat je continu alert moet zijn op verschillende factoren”, vervolgt Max van Leeuwen, directeur Eurofins Food Safety Solutions. “Met die informatie moet je de gevaren en risico’s voor je product inschatten en de betekenis voor je monitoringsplan kennen. Dat vergt best wat werk en inzicht.” Dit zijn de verschillende factoren:

"Elke nieuwe leverancier vraagt om een herbeoordeling van de GIRA en mogelijk extra controles"

• Nieuwe leveranciers, nieuwe grondstoffen of je introduceert nieuwe producten in je assortiment

Van Leeuwen: “Elke nieuwe leverancier vraagt om een herbeoordeling van de GIRA en mogelijk extra controles. Hoe minder producten een leverancier levert, hoe meer je relatief moet bemonsteren. Want dat betekent dat je met veel leveranciers samenwerkt. Je bent verplicht om de analysefrequentie √n per productgroep per leverancier aan te houden. Het kan dus slim zijn om minder leveranciers te kiezen en bij betrouwbare leveranciers meer grondstoffen of producten af te nemen. En kies je nieuwe grondstoffen of koop je andere producten in? Ook dan moet je bekijken wat de risico’s zijn die bij deze grondstoffen of producten horen.”

• Wijzigende wetgeving

Van der Moolen: “Vooral contaminantenwetgeving wijzigt regelmatig, meerdere keren per jaar. Denk aan strengere normen voor zware metalen, mycotoxines of residuen. Dat wil je natuurlijk meenemen in je risico-beoordeling en monitoringsplan.”

• Veranderende risico-inschatting

“Uit recente RASFF-meldingen of eigen analyses kan blijken dat een risico toeneemt of juist afneemt. Die trends moet je vertalen naar je monitoringsplan”, vertelt Van der Moolen.

• Afstemming tussen inkoop en QA

Inkoopbeslissingen hebben direct impact op jouw monitoringsplan. Max van Leeuwen: “We zien vaak dat de inkoopafdeling niet stilstaat bij de extra controles die een nieuwe leverancier of grondstof/product vraagt. Betrek elkaar tijdig, anders maak je keuzes die niet slim zijn vanuit QA-oogpunt.”

Tips & tricks voor een actueel monitoringsplan

Wat kun je dan doen om je monitoringsplan actueel te houden? Hier volgen de beste tips van Van Leeuwen en Van der Moolen.

• Check vaker dan jaarlijks of je monitoringsplan een update kan gebruiken: actualiseer bij iedere relevante wijziging, niet alleen bij de jaarlijkse auditronde.
• Voer bij nieuwe leveranciers een grondige leveranciersbeoordeling uit. 
• Wees slim in leverancierskeuze: hoe minder leveranciers, hoe overzichtelijker en efficiënter jouw monitoringsplan.
• In grondstoffen/producten van buiten de EU zien wij meer afwijkingen dan van grondstoffen/producten binnen de EU. Dat is logisch, want niet altijd hebben leveranciers van buiten de EU het oogmerk om hun producten op de EU-markt te brengen. Buiten de EU gelden simpelweg andere regels. Tip: neem dit risico mee in je beoordeling.
• Gebruik data van vergelijkbare producten waar mogelijk, maar wees alert: een nieuwe leverancier vraagt om méér onderbouwing dan een bestaande.
• Hou wijzigingen in de wet- en regelgeving en richtlijnen bij en verwerk ze in je monitoringsplan.
• Houd RASFF-meldingen, eigen analyse-resultaten, wetenschappelijke studies en marktontwikkelingen bij en neem deze trends mee in je GIRA. Zo heeft Gemzu recent de SAR-methodiek ontwikkeld, waarmee je het risico op listeria in zachte kazen kunt borgen.
• Stem regelmatig af met de inkopers en zorg ervoor dat zij weten welke kosten er komen kijken bij risicoborging. Koppel inkoop en QA daarbij structureel: zo voorkom je dat beslissingen in de ene afdeling leiden tot onverwachte kosten of risico’s in de andere.
• Besef dat certificering alléén niet voldoende is; je moet kunnen aantonen dat alle relevante risico’s zijn meegenomen.
• Als bestaande producten wijzigen van samenstelling of verpakking, voer dan een risicoanalyse of validatie uit om de gerelateerde risico’s goed te blijven borgen.

Ondersteuning: volledig ontzorgd

Blijft het ondanks onze tips nog steeds een uitdaging om je monitoringsplan actueel te houden? Wij begrijpen je helemaal. Veel bedrijven worstelen hiermee. Het actueel houden van je monitoringsplan is arbeidsintensief en vraagt specialistische kennis. Wist je dat de specialisten van Eurofins Food Safety Solutions dit werk compleet voor je uit handen kunnen nemen? Een hele zorg minder. 

Wij zorgen dan voor:

✅ Het volgen van wetgeving en RASFF-meldingen

✅ Het updaten van je GIRA en monitoringsplan

✅ Het monitoren van productrisico’s

✅ Het kiezen van de juiste analyses via onze Eurofins-labs en het correct interpreteren van analyses.

Zo weet jij zeker dat jouw monitoringsplan altijd actueel is, zonder dat je er zelf bovenop hoeft te zitten. Eén aanspreekpunt, totaal ontzorgd.

Meer weten?

Een monitoringsplan is geen statisch document, maar een levend instrument. Alleen met regelmatige updates blijft het voldoen aan Informatieblad 64 én borg je de veiligheid van jouw producten. Wil je weten hoe wij jouw monitoringsplan actueel kunnen houden, door je totaal te ontzorgen of op een onderdeel te ondersteunen? Neem contact met ons op via foodsafetysolutions@FTBNL.eurofins.com of bel +31(0)888 31 03 30. Download ook onze infographic met een stappenplan voor het voldoen aan wet- en regelgeving bij het importeren van voedingsproducten en grondstoffen >