Na de overname van twee bedrijven stond een importeur gespecialiseerd in Aziatische voedingsmiddelen voor een grote uitdaging. Met een assortiment dat plotseling uitgroeide tot 3.600 producten, moest het bedrijf niet alleen het bestaande monitoringsplan compleet herzien, maar ook een nieuwe gevarenanalyse (GIRA) opzetten. Tegelijkertijd stond de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) op de stoep. De NVWA doet extra controle bij importeurs om eerdere wijzigingen in de eisen rond Informatieblad 64 te handhaven. Dit zorgde voor flinke druk op de kwaliteitsafdeling, die besloot om Eurofins Food Safety Solutions in te schakelen voor ondersteuning. Hoe hebben zij dit opgelost? En welke tips hebben zij voor andere QA-managers?

Een hele kluif

De QA-manager: “We hadden na de overname van 2 bedrijven niet alleen een ontzettend groot én veel groter assortiment, maar ook nicheproducten waar de Nederlandse markt nauwelijks mee bekend is. Dit maakte het ingewikkeld om een goed monitoringsplan en GIRA (gevarenanalyse) op te zetten. Daarbovenop kwam de wetgeving van Informatieblad 64, waardoor de NVWA extra streng controleerde. We wisten dat we hulp nodig hadden om dit alles in goede banen te leiden.”

De producten die de organisatie importeert, komen voornamelijk uit Azië, waar andere wet- en regelgeving geldt dan in Nederland. Dit vroeg om een specialistische aanpak, iets waar Eurofins Food Safety Solutions, met hun wereldwijde netwerk van laboratoria, perfect op aansloot. Bovendien was er al een positieve ervaring met Eurofins vanuit eerdere samenwerkingen.

De start: unieke productgroepen definiëren

Imke Otten-Leenders, Food Quality Consultant bij Eurofins Food Safety Solutions: “We begonnen met het opzetten van een compleet monitoringsplan dat voldeed aan de laatste wet- en regelgeving. Dit was geen eenvoudige taak gezien het enorme assortiment en de unieke productgroepen. Maar door samen te werken en goed te communiceren, wisten we alle productgroepen tóch goed in kaart te brengen.”

3.600 producten indelen

Een complexe vervolgstap: het indelen van de 3.600 producten in de juiste categorieën. “Veel van onze producten passen niet in de gangbare Westerse productgroepen,” legt de QA-manager uit. “Denk bijvoorbeeld aan gefermenteerde kwal, gefermenteerde eendeneieren of gedroogde planten zoals dried lily bulbs. Of bijvoorbeeld bananenbladeren die werden gebruikt bij het stomen van producten, dus niet voor consumptie. Hoe deel je die producten in, waar test je dan op en welke limiet geldt er dan? Bij het voldoen aan Informatieblad 64 moesten we deze nicheproducten vertalen naar bij welke mainstreamproducten ze zouden passen. Het was cruciaal om de juiste risicobeoordeling te maken en de juiste tests in te zetten. Gelukkig heeft Imke veel kennis en expertise op dit gebied.”

Thee en zaadjes of kleurstof?

Otten-Leenders: “Zo wilden we thee testen in lab. Maar toen we keken naar de productspecificaties bleek de ‘thee’ te bestaan uit gedroogde groenteblaadjes en amandelen. Daarvoor geldt geen wettelijke limiet en in Nederland noemen we dat geen thee. Ook ‘zaadjes’ die we wilden analyseren bleken niet bedoeld voor consumptie als zaden, maar gebruikt te worden als kleurstof. De consument eet ze daarom niet op. Hoe ga je dan met een overschrijding om? Dat waren interessante casussen.”

Een ongoing proces

“Elk aspect van het proces werd door Eurofins Food Safety Solutions uit handen genomen: van het opzetten van het monitoringsplan, tot de monstername, het transport naar het laboratorium, en de interpretatie van de resultaten”, vertelt de QESH/QHS-medewerker bij de importeur. “De labresultaten worden ook direct getoetst aan de wetgeving. Zo weten we snel of we aan alle vereisten voldoen. Het monitoringsplan helpt ons verder om te bepalen welke producten extra aandacht nodig hebben en waar we op moeten letten. Het is een ongoing proces dat continu bijgewerkt moet worden, bijvoorbeeld wanneer er nieuwe producten bijkomen of wetgeving verandert.”.

Lessons Learned

Het traject heeft de organisatie ook veel opgeleverd. “Het was een intensief proces, zeker door de tijdsdruk van de NVWA-controle. We moesten snel schakelen.” “Het was ook een leerervaring om kritisch naar ons leveranciersbestand te kijken en het assortiment te stroomlijnen. Soms kochten we hetzelfde product bij meerdere leveranciers in. Dat kon efficiënter. Zo hebben we onze processen en de risicoanalyse ook geoptimaliseerd.”

Cultuurverschillen en andere consumptiegewoonten

Daarnaast bleek het monitoren van producten uit Azië een uitdaging, mede door cultuurverschillen en andere consumptiegewoonten. “We ontdekten dat het cruciaal is om nauw samen te werken met experts die de wet- en regelgeving van zowel de import- als exportlanden kennen,” vertelt de QESH/QHS-medewerker. “Het ging niet alleen om voldoen aan de Nederlandse wetgeving, maar ook om begrip van de verschillen in productgebruik en de bijbehorende risico’s. Het maakt echt verschil of gedroogde bladeren worden opgegeten of juist gebruikt bij het stomen, bijvoorbeeld. We hebben goed onderzocht voor welke doeleinden onze producten in de Aziatische keuken worden gebruikt.”

6 tips van de QA-experts:

1. Schakel op tijd hulp in. “Als je te maken hebt een complex productassortiment of veel veranderingen in wetgeving, overweeg dan externe hulp. Dat kan je veel tijdswinst opleveren en je hebt een extra vangnet bij vragen over veranderende wetgeving. Eurofins heeft ons enorm ontzorgd.” 
2. Wees kritisch op je assortiment. “Kijk regelmatig naar je productgroepen en leveranciers. Soms kunnen processen efficiënter worden ingericht door producten te groeperen of leveranciers te saneren.”
3. Kijk naar het hoofdingrediënt én het risico van een samengesteld product. “Dit heeft ons geholpen om kosten te besparen. Samengestelde producten kun je niet op elk ingrediënt laten testen.”
4. Blijf flexibel. Wetgeving verandert continu. Zorg ervoor dat je monitoringsplan een levend document is dat meebeweegt met die veranderingen.”
5. Kennis van importlanden. “Producten uit andere culturen vereisen vaak een andere benadering. Het is essentieel om zowel het product, de wijze van consumeren én de Nederlandse als de buitenlandse regelgeving goed te kennen.”
6. Een melding doen bij de NVWA heeft toegevoegde waarde. “Wij hebben best regelmatig overschrijdingen op onze producten moeten melden bij de NVWA. Dat bleek door de NVWA juist erg gewaardeerd te worden. Zij zagen dat als teken dat wij secuur en goed op weg zijn.” 

 “Tijdens het laatste bezoek van de NVWA, gaven zij aan dat zij heel positief zijn over de stappen die wij hebben ondernomen. Onze actieve manier van het melden van overschrijdingen en de manier waarop ons monitoringsplan is opgebouwd, is goed beoordeeld. Dat geeft ons een gerust gevoel!”

Interesse in onze ondersteuning?

Wil je net als de QA-experts van een importeur gespecialiseerd in Aziatische voedingsmiddelen ondersteuning van een externe partij? Eurofins Food Safety Solutions adviseert, voert een gedeelte voor je uit óf ontzorgt je in het hele proces. Heb je interesse of wil je meer weten? Neem contact met ons op via foodsafetysolutions@ftbnl.eurofins.com of +31(0)888 31 03 30.