Consultancy case: zeker van voedselveiligheid en af van verscherpt toezicht NVWA

29 april 2021

Eurofins’ Quality consultant Masja Horrevorts ondersteunt sinds de zomer van 2020 een middelgroot bedrijf, met veel importproducten. Het bedrijf stond onder verscherpt toezicht van de NVWA. En daar wilde de directie graag van af. Horrevorts ging aan de slag met de processen binnen het bedrijf: “Het bedrijf liep achter de feiten aan. Ze importeren er uitheemse producten én voert eigen merkproducten; in beide gevallen komt er extra wetgeving bij kijken.” Horrevorts vertelt over haar aanpak.

“Toen ik startte, had ik hele andere gedachten over hoe het proces zou verlopen”, begint Horrevorts. “Ik ging aan de slag met de DMAIC-methode, een tool voor Lean Six Sigma-projecten. Daarmee keek ik niet direct naar de oplossing, maar heb ik eerst het probleem goed onderzocht. Hierdoor voorkom je onjuiste aannames en komen ook eventuele onderliggende problemen aan het licht.” En problemen kwamen zeker aan het licht. Er volgden recalls en maatregelen vanuit de NVWA, terwijl Horrevorts een nieuw kwaliteitssysteem probeerde op te zetten. 

Een uniek assortiment
In veel productketens van dit bedrijf gaat het er anders aan toe dan gebruikelijk is bij bedrijven in ons land. Horrevorts: “Dit bedrijf heeft zulke specifieke producten in het assortiment, dat het genoodzaakt is in te kopen bij kleinere leveranciers of kleine boeren in het buitenland. Je kunt dan niet zomaar zeggen ‘beste leverancier, u moet hier allemaal aan voldoen’. Deze leveranciers moeten geholpen en begeleid worden als het gaat om voldoen aan Nederlandse wet- en regelgeving. Als ik niet eerst goed onderzoek had gedaan, was ik met oplossingen gekomen die in deze situatie niet pasten.”  

Van de korte naar de lange termijn
Als Horrevorts start, heeft een collega consultant al een risico-analyse opgeleverd. Ondertussen bezoekt de NVWA het bedrijf om de maand. “Het bleek moeilijk om langetermijndenken te omarmen, als er steeds wordt toegewerkt naar het bezoek van de NVWA op de korte termijn. Daarmee lag de focus binnen het bedrijf in het begin veelal op brandjes blussen. Er hangt immers veel van zo’n bezoek af. Voor het toewerken naar een duurzame oplossing werkte dat niet mee”, blikt Horrevorts terug.

Starten in Excel
Normaal gesproken zou een consultant aan de hand van een assortimentslijst inventariseren welke producten het afgelopen half jaar zijn binnengekomen. Horrevorts: “De assortimentslijst kon ik echter niet direct uit het systeem halen. Zo startte ik eigenlijk heel operationeel door de producten in te delen in groepen op basis van de gevarenanalyse, maar ook op basis van afkomst en merkeigenaar. Vervolgens besloten we welke analyses we extra moesten opvragen om te voldoen aan de wetgeving en welke analyses we zelf moesten uitvoeren.” 

Overzicht op analyses én analyseresultaten
“Voor het analyseren van één product waren soms meerdere typen analyses nodig, zowel op het gebied van chemie als microbiologie. Het was dus een groot voordeel dat het bedrijf gebruik ging maken van Eurofins-laboratoria, gespecialiseerd in chemie én microbiologie. De analyses worden op een eenduidige manier gerapporteerd en de klant hoeft in mijn afwezigheid slechts te schakelen met één persoon van het lab die alle benodigde kennis en data heeft. Dat maakt het interne proces overzichtelijker. Daar kwam bij dat de NVWA soms strengere eisen stelde dan in de wetgeving stond. Voor het houden van een inhoudelijke discussie over deze normen is veel kennis nodig van de analyseresultaten. Ik kan me voorstellen dat het – met beperkte kennis van de analyseresultaten – een uitdaging was om alles bij te houden”, vertelt Horrevorts. 

Een dagelijks bedankje
Het resultaat is merkbaar in het bedrijf. Horrevorts: “De NVWA en het bedrijf staan niet meer lijnrecht tegenover elkaar. Bij het bedrijf willen de medewerkers zich nu graag extra inzetten, waardoor zij nooit meer in deze situatie terechtkomen. Ze zijn superblij met het resultaat. Elke dag zeiden ze weer ‘bedankt!’. Dat vond ik heel bijzonder. Het is een ontzettend leuk en mooi bedrijf, waar gemotiveerde mensen met veel passie voor hun bedrijf werken. Daarnaast is het kennisniveau als het gaat om kwaliteit in het afgelopen half jaar enorm gestegen. Een resultaat waar het bedrijf ontzettend trots op mag zijn.” 

Af van het verscherpt toezicht
De NVWA levert nu alleen nog nazorg. Horrevorts: “De NVWA komt over zes maanden weer langs en als het dan goed is, is het verscherpt toezicht niet meer van toepassing. Verder bekijk ik nu hoe we het kwaliteitssysteem verder kunnen optimaliseren door bijvoorbeeld een aanpassing te doen aan het IT-systeem. Dat is fase twee. Het bedrijf heeft nu een werkend systeem waarmee het sneller kan zien wat er geanalyseerd moet worden om te voldoen aan de wetgeving en waarmee het werkbaar wordt. Ik blijf betrokken voor updates van nieuwe wetgeving of nieuwe producten. Erg leuk!”

Meer informatie
Heeft u ook interesse in ondersteuning of advies voor uw situatie van Masja Horrevorts of een van onze andere Quality consultants? Neem dan contact op met foodsafetysolutions@ftbnl.eurofins.com of via +31(0)888 31 03 30.

* Om privacyredenen hebben we de naam van het betreffende bedrijf hier niet genoemd. We hebben toestemming gekregen om de succescase naar buiten te brengen.